Samotné elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je možné realizovat pomocí různých softwarů a aplikací, které jsou dnes běžně dostupné na trhu. Tyto aplikace jsou ale často překombinované a tudíž uživatelsky nepřívětivé.

Oproti tomu EasyDMS umožňuje jednoduché a bezpečné podepisování smluv prostřednictvím webového prohlížeče. Zároveň je možné implementovat podepisování dokumentů prostřednictvím elektronického podpisu, což se stává stále častější metodou v obchodním světě. Elektronický podpis je právně platný a splňuje požadavky na autenticitu a integritu elektronických dokumentů.

Další výhodou elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je zlepšení bezpečnosti dat. Elektronické smlouvy a dokumenty jsou v případě EasyDMS uloženy v bezpečných cloudových úložištích, které jsou chráněny šifrováním a dalšími bezpečnostními opatřeními. Tímto způsobem lze snížit riziko ztráty nebo poškození důležitých dokumentů a zabezpečit citlivé informace.

Alternativně je možné systém pro schvalování smluv EasyDMS nainstalovat na zákaznickou infrastrukturu, ať už vlastní servery nebo např. platformu Microsoft Azure.

Dalším důležitým aspektem elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je možnost sledovat proces schvalování a vědět, kdo a kdy dokumenty schválil. To může být užitečné pro sledování produktivity zaměstnanců a také pro auditování a kontrolu.

Význam elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů se zvyšuje i v souvislosti s novými právními předpisy, jako je například Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které klade důraz na zabezpečení citlivých osobních údajů.

V neposlední řadě elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů také umožňuje automatizaci a digitalizaci firemních procesů, což je klíčové pro modernizaci firemní infrastruktury a zlepšení efektivity.

Vzhledem k těmto výhodám a trendům je elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů důležitým prvkem moderního firemního světa, který pomáhá zvyšovat efektivitu a produktivitu a zároveň snižovat náklady a ekologickou stopu firmy.

V dnešním moderním světě je elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů stále důležitější. Firmy se stávají čím dál více digitálními a tím pádem se množství papírových dokumentů snižuje a nahrazuje se elektronickými verzemi. Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů v tomto procesu hraje klíčovou roli. V tomto článku si tedy přiblížíme, co to vlastně elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů znamená a jaký má význam pro moderní firmy.

Elektronické schvalování smluv znamená, že smlouvy mohou být schváleny a podepsány v digitální formě. To znamená, že smlouvy se již nemusí tisknout a fyzicky podepisovat, což zkracuje dobu, která je potřeba na uzavření smlouvy. Elektronické schvalování smluv také zvyšuje transparentnost celého procesu a usnadňuje sledování historie schvalování smluv.

Oběh firemních dokumentů znamená, že dokumenty mohou být v digitální formě distribuovány mezi zaměstnanci nebo jinými oprávněnými osobami pro schválení nebo jiné účely. Opět zde může být využita digitální podpisová technologie pro ověření pravosti a integrity dokumentů. To usnadňuje celkovou administraci dokumentů a urychluje schvalovací procesy.

Výhody elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů jsou zřejmé. Zaprvé to šetří čas a náklady. Firmy nemusí utrácet peníze za tisk a doručování dokumentů a mohou zkrátit dobu potřebnou k uzavření smlouvy nebo ke schválení dokumentů. Zadruhé to zvyšuje efektivitu a produktivitu, protože dokumenty se mohou distribuovat elektronicky a schvalovat rychleji. A konečně to zvyšuje bezpečnost, protože digitální podpisová technologie zaručuje, že dokumenty jsou pravé a nebyly pozměněny.

Samozřejmě, že přechod na elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů vyžaduje určité investice do infrastruktury a technologií. Je třeba zajistit bezpečné úložiště dat a digitální podpisovou technologii. Nicméně, tyto investice se v dlouhodobém horizontu vyplatí, protože se zkracuje doba potřebná k uzavření smlouvy nebo ke schválení dokumentů, což zvyšuje produktivitu a efektivitu firmy.

Další výhodou elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je, že umožňuje pracovat vzdáleně. V době pandemie koronaviru, kdy mnoho lidí pracuje z domova, je toto velký benefit. Zaměstnanci mohou rychle a snadno schvalovat dokumenty z domova a není nutné, aby se setkali osobně v kanceláři.

Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů také pomáhá zlepšit ekologickou stopu firmy. Méně papírových dokumentů znamená méně tisku a méně odpadu. Elektronické dokumenty mohou být uchovány v digitální podobě a nemusí být fyzicky uchovávány v archivu, což také snižuje náklady a ulehčuje administraci.

V závěru lze říci, že elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je v dnešním moderním světě stále důležitější. Pomáhá firmy šetřit čas a náklady, zvyšuje efektivitu a produktivitu, zlepšuje bezpečnost a umožňuje pracovat vzdáleně. Navíc také pomáhá snižovat ekologickou stopu firmy. I když přechod na elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů vyžaduje určité investice do infrastruktury a technologií, dlouhodobě se to vyplatí a v dnešním digitálním světě je to nezbytnost.