MODERNÍ ROZHRANÍ
JEDNODUCHÉ SCHVALOVÁNÍ
E-MAILOVÉ NOTIFIKACE
NASTAVITELNÉ WORKFLOW
HLÍDÁNÍ PLATNOSTI
PŘEHLEDNÉ INFORMACE U KAŽDÉ SMLOUVY
V EasyDMS si můžete sami definovat různé typy dokumentů, ke kterým se nastaví příslušný postup schvalování (workflow). Můžete si tak např. nastavit druhy dokumentů zákaznické smlouvy, dodavatelské smlouvy, plné moci atd.
HISTORIE SCHVALOVÁNÍ SMLOUVY
U každého dokumentu je uvedena přehledná historie jeho celého životního cyklu. Na první pohled je tedy vidět, kdy dokument vznikl a byl odeslán do schvalování, kdy a kým byl schválen a jakými dalšími stavy prošel.
UŽIVATELSKY DEFINOVANÝ TYP A DRUH DOKUMENTU
V EasyDMS si můžete sami libovolně definovat různé typy dokumentů, ke kterým se nastaví příslušný postup schvalování (workflow). Můžete si tak např. nastavit jako druh dokumentů zákaznické smlouvy, dodavatelské smlouvy, plné moci, smlouvy o dílo, smlouvy o službách, nájemní smlouvy, pojistné nebo leasingové smlouvy.
SYSTÉM PRO JEDNOTKY, ALE I TISÍCE SMLUV
V EasyDMS si můžete evidovat i pouze několik smluv nebo dokumentů, i v takovém případě má smysl mít ve smlouvách pořádek a využívat všech výhod online systému pro správu a evidenci smluv. V případě velkého množství smluv, dodatků je výhodné mít související smlouvy provázané, což Easy DMS umí.
VOLITELNÉ SCHVALOVÁNÍ PODLE TYPU DOKUMENTU
Pro každý typ dokumentu je možné nastavit vlastní postup schvalování (workflow). Např. zákaznické smlouvy schvaluje pouze obchodní oddělení, zatímco dodavatelské smlouvy oddělení nákupu a finance. Počet schvalovatelů smlouvy nebo dokumentu není nijak omezen, jde o konfigurovatelné paramtery.
ROLE ADMINISTRÁTORA DOKUMENTŮ
V systému EasyDMS může být nastavena role administrátora, který má oprávnění konfigurovat celý systém a např. přidávat uživatele do systému, přiřazovat do jednotlivých oddělení, která je možné libovolně zakládat.
KOMFORTNÍ SCHVALOVÁNÍ SMLOUVY
Za každé oddělení může být nastaveno více schvalovatelů, kdy postačí schválení od jednoho z nich. Zároveň EasyDMS nemusí čekat na postupné schválení jedním oddělením za druhým, ale schvalovatelé z různých oddělení mohou dokument schvalovat zároveň bez čekání na ostatní. Samozřejmě je možné mít nastaveno i naopak schvalování striktně postupné.
POVINNÍ A VOLITELNÍ SCHVALOVATELÉ
Každá smlouva a dokument má na základě svého typu nastavenou posloupnost schvalování a příslušné schvalovatele (oddělení). Na základě svého uvážení má ovšem každý schvalovatel možnost přidat další schvalovatele, kteří by se měli k dokumentu vyjádřit a schválit/neschválit jej.
E-MAILOVÉ NOTIFIKACE
PRO UŽIVATELE
Se systémem EasyDMS se již nikomu nestane, že zapomněl schválit smlouvu, jelikož každému schvalovateli přijde do e-mailu upozornění, že na něj čeká smlouva ke schválení. Proklikem se dostane přímo na konkrétní smlouvu.
E-mailové notifikace ovšem chodí i zadavateli smlouvy, aby byl informován o aktuálním stavu schvalování.
ŘÍZENÝ PŘÍSTUP
K DOKUMENTŮM
V systému EasyDMS mají jednotliví uživatelé různá oprávnění a jsou zařazeni do oddělení. Na základě toho se řídí přístup k dokumentům v systému. Pokud není žádoucí, aby uživatel viděl všechny smlouvy nebo dokumenty, je možné nastavit omezenou viditelnost.
MÁTE JEN NĚKOLIK NEBO NAOPAK STOVKY ZAMĚSTNANCŮ?
Jednoduché přizpůsobení potřebám každé organizace
EasyDMS má robustní architekturu a je připraven na stovky uživatelů a tisíce dokumentů. Na druhou stranu je ale možné systém komfortně používat i jako jediný uživatel pro evidenci svých smluv.
Stačí internetový prohlížeč a můžete začít
Nemusíte na svůj počítač nic instalovat, do systému se pohodlně přihlásíte přes webový prohlížeč.
Vaše data a spojení je šifrované, nemusíte se bát o jejich bezpečnost.
Možnost napojení na vaše firemní systémy
Potřebujete nový systém pro správu a evidenci smluvy napojit na své podnikové systémy. Například načítat smluvní strany z ERP nebo uživatele z Active Directory? To není žádný problém, dokážeme EasyDMS napojit a předávat si potřebná data.
EasyDMS JE VHODNÝ PRÁVĚ PRO VÁS!
