MODERNÍ ROZHRANÍ
JEDNODUCHÉ SCHVALOVÁNÍ
E-MAILOVÉ NOTIFIKACE
NASTAVITELNÉ WORKFLOW
HLÍDÁNÍ PLATNOSTI
JEDNODUCHÝ SYSTÉM PRO SCHVALOVÁNÍ A SPRÁVU DOKUMENTŮ
Řešíte oběh a schvalování firemních dokumentů pouze e-maily? Pak jistě dobře víte, jak je obtížné dohledávat platné verze dokumentů a to, kdo je již schválil a kdo ještě ne. Určitě Vás napadlo, že musí existovat lepší způsob a ten Vám právě nabízíme!
Máme pro Vás řešení, které zajišťuje kompletní správu procesu schvalování smluv a jiných dokumentů.
Příjemné prostředí, které budou uživatelé nadšeně používat
Moderní přehledné uživatelské rozhraní s intuitivně rozmístěnými ovládací prvky.
Jednoduché vkládání dokumentů
Vložení nového dokumentu ke schválení je otázka chvilky.
Notifikace a hlídání platnosti
Již se Vám nestane, že smlouvě vyprší platnost a vy o tom nebudete vědět, systém vše hlídá za Vás. Stejně tak dostanete informaci, pokud smlouva čeká na Vaše schválení.
Řízený přístup k dokumentům
Ke smlouvám a dokumentům mají přístup jen oprávnění pracovníci, např. jen ke smlouvám svého oddělení.
Různé typy dokumentů a rozdílné schvalovací workflow
Podle typu dokumentu si můžete nastavit různé postupy schvalování.
Příjemné a intuitivní schvalování
Každému schvalovateli přijde e-mailová notifikace s odkazem na konkrétní dokument.
Správa schvalovatelů a jejich oddělení
Jednotliví schvalovatelé jsou přiřazeni do oddělení. Pro jedno oddělení může existovat i více schvalovatelů. Pak postačí, když dokumenty schválí pouze jeden z nich.
Kompletní historie a auditní stopa
U každého schvalovaného dokumentu se vytváří historie jeho schvalování a provedených akcí.
Počet smluv v systému
Počet uživatelů systému
A další smlouvy v EasyDMS – systému pro evidenci a správu smluv přibývají každým dnem…
RYCHLÁ A JEDNODUCHÁ CESTA KE SPRÁVĚ A SCHVALOVÁNÍ FIREMNÍCH DOKUMENTŮ
Jednoduché vložení dokumentů
Zadavatel smlouvy vkládá dokumenty pomocí jednoduchého a uživatelsky příjemného formuláře.
Schvalování odděleními
Dokumenty schvalují určení schvalovatelé za dané oddělení, může jich být přitom i více.
Finální schválení manažerem
Po schválení příslušnými odděleními je možné v dalším kroku nechat dokumenty schválit manžerem/ředitelem.
Možnost přidat další schvalovatele
Zadavatel smlouvy, ale i každý schvalovatel má možnost přidat další schvalovatele.
Povinní a volitelní schvalovatelé
Pro každý typ dokumentu je možně nastavit povinné schvalovatele, kteří dokument musí schválit/zamítnout.
Uživatelsky nastavitelné workflow
Každý typ dokumentu – např. zákaznická smlouva nebo plná moc, může mít unikátní schvalovací workflow.
Správa oddělení a uživatelů
Uživatelé mohou být přiřazeni do oddělení, za které vkládají nebo schvalují smlouvy.
Notifikace schvalovatelům
EasyDMS hlídá nejen platnost smluv, ale zároveň upozorňuje uživatele, že na ně čeká smlouva ke schválení.
Integrace s Active Directory
Pokud používáte pro správu uživatelů Active Directory, je možné s ním EasyDMS integrovat a uživatele načítat.
Rychlost. Snadnost. Prokazatelnost. Bezpečnost. Reporting. Historie.
Nejčastější otázky
Jak dlouho trvá implementace systému?
EasyDMS je možné nakonfigurovat podle Vašich potřeb velmi rychle, to znamená během několika dnů můžete systém začít používat. Začíná se nastavením typů dokumentů, uživatelů, oddělení a schvalovacích workflow.
Jaké jsou náklady za používání systému?
Cena se určuje podle počtu uživatelů, prosím kontaktujte nás a my Vám rádi připravíme nabídku podle Vašich potřeb.
Potřebuji, aby dokumenty mohlo schválovat více pracovníků stejného oddělení, je to možné?
Ano, u každého oddělení můžeme nastavit více schvalovatelů a poté postačí, když dokumenty schválí jeden z nich a tím je schváleno za celé oddělení.
Je možné v systému schvalovat pouze smlouvy nebo i jiné dokumenty?
EasyDMS podporuje různé typy dokumentů (např. zákaznické, dodavatelské smlouvy, plné moci apod.) a u každého typu je možné nastavit rozdílné workflow. Na příklad plné moci bude schvalovat pouze právní oddělení a jednatel, zatímco smlouvy více oddělení – třeba obchod, finance atd.
Mám mnoho existujících smluv, je možné je hromadně importovat do Easy DMS?
Samozřejmě, připravíme Vám strukturovaný excelový soubor, do kterého se vyplní všechny požadované informace ke každé smlouvě včetně názvů vlastních souborů dokumentů a my následně provedeme hromadný import do systému.
Mohu systém používat jen přes webový prohlížeč nebo musím něco instalovat?
EasyDMS funguje v cloudu v internetovém prohlížeči, není tedy nic nutné instalovat.
Ovšem nabízíme i možnost mít systém „on premise“, to znamená nainstalovat jej na Vaši infrastrukturu, kdy je vše uloženo na Vašich serverech, což může být vhodné řešení pro velké firmy. EasyDMS může být nainstalován i na infrastruktuře MS Azure.