Samotné elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je možné realizovat pomocí různých softwarů a aplikací, které jsou dnes běžně dostupné na trhu. Tyto aplikace jsou ale často překombinované a tudíž uživatelsky nepřívětivé.
Oproti tomu EasyDMS umožňuje jednoduché a bezpečné podepisování smluv prostřednictvím webového prohlížeče. Zároveň je možné implementovat podepisování dokumentů prostřednictvím elektronického podpisu, což se stává stále častější metodou v obchodním světě. Elektronický podpis je právně platný a splňuje požadavky na autenticitu a integritu elektronických dokumentů.
Další výhodou elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je zlepšení bezpečnosti dat. Elektronické smlouvy a dokumenty jsou v případě EasyDMS uloženy v bezpečných cloudových úložištích, které jsou chráněny šifrováním a dalšími bezpečnostními opatřeními. Tímto způsobem lze snížit riziko ztráty nebo poškození důležitých dokumentů a zabezpečit citlivé informace.
Alternativně je možné systém pro schvalování smluv EasyDMS nainstalovat na zákaznickou infrastrukturu, ať už vlastní servery nebo např. platformu Microsoft Azure.
Dalším důležitým aspektem elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je možnost sledovat proces schvalování a vědět, kdo a kdy dokumenty schválil. To může být užitečné pro sledování produktivity zaměstnanců a také pro auditování a kontrolu.
Význam elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů se zvyšuje i v souvislosti s novými právními předpisy, jako je například Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které klade důraz na zabezpečení citlivých osobních údajů.
V neposlední řadě elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů také umožňuje automatizaci a digitalizaci firemních procesů, což je klíčové pro modernizaci firemní infrastruktury a zlepšení efektivity.
Vzhledem k těmto výhodám a trendům je elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů důležitým prvkem moderního firemního světa, který pomáhá zvyšovat efektivitu a produktivitu a zároveň snižovat náklady a ekologickou stopu firmy.