EasyDMS

Digitální workflow, evidence smluv a řízené firemní schvalovací procesy přináší konkurenční výhodu

V každé firmě vznikají desítky až stovky dokumentů – smlouvy, objednávky, nabídky, interní směrnice. Přesto mnoho společností stále využívá e-mailové konverzace, sdílené složky nebo papírové podpisy, které zpomalují práci a zvyšují riziko chyb. V době, kdy firmy potřebují reagovat rychle a přesně, se workflow schvalování a efektivní schvalování dokumentů stává jedním z klíčových faktorů firemního řízení.

Moderní systém, který digitalizuje evidenci smluv, automatizuje firemní schvalovací procesy a zajišťuje transparentní postup krok po kroku, už není luxus. Je to strategický nástroj, který rozhoduje o rychlosti, efektivitě a bezpečnosti celé společnosti.

Evidence smluv na jednom místě: konec ztracených verzí a nejasností

Firmy bez centralizované evidence dokumentů běžně narážejí na problémy:

• různé verze jedné smlouvy u různých kolegů,
• chybějící informace o tom, kdo dokument naposledy schválil,
• složité dohledávání dokumentů během auditu.

Moderní evidence smluv poskytuje jeden zdroj pravdy (single source of truth), automatické verzování, historii změn a rychlé vyhledávání. Manažeři mají jistotu, že pracují s aktuálními daty a nedochází ke zbytečným rizikům nebo zpožděním.

Workflow schvalování = jasná pravidla a odpovědnost

Když firma používá e-maily nebo Excel, proces schvalování se rozpadá mezi oddělení. Neví se, kdo je na tahu, dokumenty se zdržují a projekty stojí.

Digitální workflow schvalování:

• přesně určí, kdo je odpovědný za další krok,
• odešle automatické notifikace,
• eliminuje zapomenuté úkoly,
• poskytne transparentní a auditovatelný proces.

Pro management to znamená: kontrolu, zrychlení procesů a odstranění interní nejistoty.

Digitalizace schvalování zrychluje firemní řízení

Digitalizované schvalování dokumentů přináší reálné úspory času i kapacit. Mezi nejčastější přínosy patří:

• zkrácení doby schválení dokumentu o 30–50 %,
• mobilní schvalování i mimo kancelář,
• předpřipravené šablony a automatické kontroly,
• paralelní schvalovací větve tam, kde to dává smysl.

Manažeři díky tomu získávají vyšší operativní rychlost a mohou se soustředit na rozhodování, ne na administrativu.

Firemní schvalovací procesy pod kontrolou: audit, compliance, bezpečnost

Při auditech, jednáních s partnery nebo kontrole vnitřních směrnic je nutné přesně doložit:

• kdo dokument schválil,
• kdy byl schválen,
• jaká verze byla finální,
• zda byl proces v souladu s firemní politikou.

Systém s řízeným workflow uchovává kompletní auditní stopu, umožňuje přesná oprávnění přístupu a zajišťuje právní jistotu. To je zásadní pro firmy, které chtějí mít své firemní schvalovací procesy plně pod kontrolou.

Eliminace chyb a vyšší transparentnost rozhodování

Digitalizace schvalování snižuje riziko:

• neaktuálních dokumentů,
• chybně provedených změn,
• opomenutých kroků ve workflow,
• závislosti na jednotlivcích.

Díky tomu je rozhodování rychlejší, férovější a lépe auditovatelné. Transparentnost posiluje důvěru uvnitř firmy i navenek.

Závěr: Schvalování dokumentů je základní stavební kámen efektivní firmy

Rychlé, bezpečné a transparentní workflow schvalování už není jen komfortní nástroj. Je to nezbytnost, která umožňuje firmám reagovat na trh, optimalizovat procesy, snížit náklady a mít své firemní schvalovací procesy plně pod kontrolou.

Pokud chcete, aby vaše firma fungovala rychleji, bezpečněji a efektivněji, je správný čas přejít na inteligentní digitalizaci schvalování.

Pokud hledáte moderní nástroj, který zvládne evidenci smluv, řízení dokumentů i kompletní workflow schvalování, podívejte se na EasyDMS – pomůže vám zrychlit procesy a získat naprostý přehled nad firemní dokumentací.

1. Kontrola a konzistence
   
   Systém schvalování smluv umožňuje zajištění konzistence a kontroly nad obsahem smluv. Každá smlouva, která projde schvalovacím procesem, je přezkoumána a ověřena, aby byla v souladu s interními předpisy a standardy organizace. To snižuje riziko chyb a nejasností ve smlouvách.
   
   
2. Ochrana proti rizikům
   
   Schvalovací proces umožňuje identifikovat a minimalizovat rizika spojená se smlouvami. Osoby zodpovědné za schvalování mohou posoudit právní, finanční a obchodní aspekty smluv a případně upozornit na potenciální problémy nebo nedostatky.
   
   
3. Právní soulad
   
   Organizace často musí dodržovat zákony a regulace v oblasti smluvního práva. Systém schvalování může zahrnovat kontrolu právního souladu smluv, což pomáhá snížit riziko právních sporů a pokut.
   
   
4. Auditovatelnost
   
   Systém schvalování vytváří stopu v procesu schvalování smluv. To je užitečné pro účely auditů a inspekcí, protože umožňuje transparentní sledování toho, kdo schválil danou smlouvu a jaký byl postup.
   
   
5. Efektivita a časová úspora
   
   Při zavedení systému schvalování lze definovat jasný postup a hierarchii schvalování. To vede k efektivnějšímu procesu schvalování a rychlejšímu uzavírání smluv.
   
   
6. Odpovědnost a transparentnost
   
   Systém schvalování přiděluje zodpovědnost za schvalování smluv konkrétním osobám nebo oddělením. To zajišťuje transparentnost ohledně toho, kdo nese zodpovědnost za jednotlivé smlouvy.
   
   
7. Optimalizace finančních toků
   
   Schvalování smluv může zahrnovat finanční aspekty, jako je určení platby, fakturace a dohodnuté ceny. Systém schvalování může zajistit, že finanční tok je řízen efektivně a v souladu s dohodnutými podmínkami.
   
   
8. Prevence ztrát a zneužití
   
   Systém schvalování může zabránit neoprávněnému vytváření, úpravě nebo uzavírání smluv. To je důležité pro prevenci zneužití nebo ztrát způsobených neautorizovanými smlouvami.
   
   
9. Sledování termínů a podmínek
   
   Systém může upozorňovat na blížící se termíny vypršení smluv, automaticky generovat oznámení o prodloužení nebo ukončení smluv a sledovat dodržování podmínek smluv.
   
   
10. Zlepšení vztahů se zákazníky/partnery
    
    Kvalitní systém schvalování může zvýšit důvěru a spokojenost zákazníků nebo obchodních partnerů tím, že zajišťuje pečlivou kontrolu a transparentnost procesu schvalování smluv.
    
    

Zavedení systému schvalování smluv výrazně zefektivní proces řízení smluv, minimalizuje rizika a zvyšuje efektivitu firemních aktivit.

Samotné elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je možné realizovat pomocí různých softwarů a aplikací, které jsou dnes běžně dostupné na trhu. Tyto aplikace jsou ale často překombinované a tudíž uživatelsky nepřívětivé.

Oproti tomu EasyDMS umožňuje jednoduché a bezpečné podepisování smluv prostřednictvím webového prohlížeče. Zároveň je možné implementovat podepisování dokumentů prostřednictvím elektronického podpisu, což se stává stále častější metodou v obchodním světě. Elektronický podpis je právně platný a splňuje požadavky na autenticitu a integritu elektronických dokumentů.

Další výhodou elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je zlepšení bezpečnosti dat. Elektronické smlouvy a dokumenty jsou v případě EasyDMS uloženy v bezpečných cloudových úložištích, které jsou chráněny šifrováním a dalšími bezpečnostními opatřeními. Tímto způsobem lze snížit riziko ztráty nebo poškození důležitých dokumentů a zabezpečit citlivé informace.

Alternativně je možné systém pro schvalování smluv EasyDMS nainstalovat na zákaznickou infrastrukturu, ať už vlastní servery nebo např. platformu Microsoft Azure.

Dalším důležitým aspektem elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je možnost sledovat proces schvalování a vědět, kdo a kdy dokumenty schválil. To může být užitečné pro sledování produktivity zaměstnanců a také pro auditování a kontrolu.

Význam elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů se zvyšuje i v souvislosti s novými právními předpisy, jako je například Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které klade důraz na zabezpečení citlivých osobních údajů.

V neposlední řadě elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů také umožňuje automatizaci a digitalizaci firemních procesů, což je klíčové pro modernizaci firemní infrastruktury a zlepšení efektivity.

Vzhledem k těmto výhodám a trendům je elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů důležitým prvkem moderního firemního světa, který pomáhá zvyšovat efektivitu a produktivitu a zároveň snižovat náklady a ekologickou stopu firmy.

V dnešním světě je elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů stále důležitější. Firmy se stávají čím dál více digitálními a tím pádem se množství papírových dokumentů snižuje a nahrazuje se elektronickými verzemi. Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů v tomto procesu hraje klíčovou roli. V tomto článku si tedy přiblížíme, co to vlastně elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů znamená a jaký má význam pro moderní firmy.

Elektronické schvalování smluv znamená, že smlouvy mohou být schváleny a podepsány v digitální formě. To znamená, že smlouvy se již nemusí tisknout a fyzicky podepisovat, což zkracuje dobu, která je potřeba na uzavření smlouvy. Elektronické schvalování smluv také zvyšuje transparentnost celého procesu a usnadňuje sledování historie schvalování smluv.

Oběh firemních dokumentů znamená, že dokumenty mohou být v digitální formě distribuovány mezi zaměstnanci nebo jinými oprávněnými osobami pro schválení nebo jiné účely. Může být využita digitální podpisová technologie pro ověření pravosti a integrity dokumentů. To usnadňuje celkovou administraci dokumentů a urychluje schvalovací procesy.

Výhody elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů jsou zřejmé. Zaprvé to šetří čas a náklady. Firmy nemusí utrácet peníze za tisk a doručování dokumentů a mohou zkrátit dobu potřebnou k uzavření smlouvy nebo ke schválení dokumentů. Zadruhé to zvyšuje efektivitu a produktivitu, protože dokumenty se mohou distribuovat elektronicky a schvalovat rychleji. A konečně to zvyšuje bezpečnost, protože systém zaručuje, že dokumenty jsou pravé a nebyly pozměněny.

Další výhodou elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je, že umožňuje pracovat vzdáleně, což je v době, kdy mnoho lidí pracuje z domova, velký benefit. Zaměstnanci mohou rychle a snadno schvalovat dokumenty z domova a není nutné, aby se setkali osobně v kanceláři.

Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů také pomáhá zlepšit ekologickou stopu firmy. Méně papírových dokumentů znamená méně tisku a méně odpadu. Elektronické dokumenty mohou být uchovány v digitální podobě a nemusí být fyzicky uchovávány v archivu, což také snižuje náklady a ulehčuje administraci.

Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů pomáhá šetřit čas a náklady, zvyšuje efektivitu a produktivitu, zlepšuje bezpečnost a umožňuje pracovat vzdáleně. Navíc také pomáhá snižovat ekologickou stopu firmy.

Díky tomu, že EasyDMS je možné používat v cloudu jen pomocí internetového prohlížeče, nemusíte pro přechod na elektronické schvalování smluv a oběh firemních dokumentů investovat do vlastní infrastruktury a technologií.