- Kontrola a konzistence
Systém schvalování smluv umožňuje zajištění konzistence a kontroly nad obsahem smluv. Každá smlouva, která projde schvalovacím procesem, je přezkoumána a ověřena, aby byla v souladu s interními předpisy a standardy organizace. To snižuje riziko chyb a nejasností ve smlouvách. - Ochrana proti rizikům
Schvalovací proces umožňuje identifikovat a minimalizovat rizika spojená se smlouvami. Osoby zodpovědné za schvalování mohou posoudit právní, finanční a obchodní aspekty smluv a případně upozornit na potenciální problémy nebo nedostatky. - Právní soulad
Organizace často musí dodržovat zákony a regulace v oblasti smluvního práva. Systém schvalování může zahrnovat kontrolu právního souladu smluv, což pomáhá snížit riziko právních sporů a pokut. - Auditovatelnost
Systém schvalování vytváří stopu v procesu schvalování smluv. To je užitečné pro účely auditů a inspekcí, protože umožňuje transparentní sledování toho, kdo schválil danou smlouvu a jaký byl postup. - Efektivita a časová úspora
Při zavedení systému schvalování lze definovat jasný postup a hierarchii schvalování. To vede k efektivnějšímu procesu schvalování a rychlejšímu uzavírání smluv. - Odpovědnost a transparentnost
Systém schvalování přiděluje zodpovědnost za schvalování smluv konkrétním osobám nebo oddělením. To zajišťuje transparentnost ohledně toho, kdo nese zodpovědnost za jednotlivé smlouvy. - Optimalizace finančních toků
Schvalování smluv může zahrnovat finanční aspekty, jako je určení platby, fakturace a dohodnuté ceny. Systém schvalování může zajistit, že finanční tok je řízen efektivně a v souladu s dohodnutými podmínkami. - Prevence ztrát a zneužití
Systém schvalování může zabránit neoprávněnému vytváření, úpravě nebo uzavírání smluv. To je důležité pro prevenci zneužití nebo ztrát způsobených neautorizovanými smlouvami. - Sledování termínů a podmínek
Systém může upozorňovat na blížící se termíny vypršení smluv, automaticky generovat oznámení o prodloužení nebo ukončení smluv a sledovat dodržování podmínek smluv. - Zlepšení vztahů se zákazníky/partnery
Kvalitní systém schvalování může zvýšit důvěru a spokojenost zákazníků nebo obchodních partnerů tím, že zajišťuje pečlivou kontrolu a transparentnost procesu schvalování smluv.
Zavedení systému schvalování smluv výrazně zefektivní proces řízení smluv, minimalizuje rizika a zvyšuje efektivitu firemních aktivit.