V dnešním světě je elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů stále důležitější. Firmy se stávají čím dál více digitálními a tím pádem se množství papírových dokumentů snižuje a nahrazuje se elektronickými verzemi. Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů v tomto procesu hraje klíčovou roli. V tomto článku si tedy přiblížíme, co to vlastně elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů znamená a jaký má význam pro moderní firmy.
Elektronické schvalování smluv znamená, že smlouvy mohou být schváleny a podepsány v digitální formě. To znamená, že smlouvy se již nemusí tisknout a fyzicky podepisovat, což zkracuje dobu, která je potřeba na uzavření smlouvy. Elektronické schvalování smluv také zvyšuje transparentnost celého procesu a usnadňuje sledování historie schvalování smluv.
Oběh firemních dokumentů znamená, že dokumenty mohou být v digitální formě distribuovány mezi zaměstnanci nebo jinými oprávněnými osobami pro schválení nebo jiné účely. Může být využita digitální podpisová technologie pro ověření pravosti a integrity dokumentů. To usnadňuje celkovou administraci dokumentů a urychluje schvalovací procesy.
Výhody elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů jsou zřejmé. Zaprvé to šetří čas a náklady. Firmy nemusí utrácet peníze za tisk a doručování dokumentů a mohou zkrátit dobu potřebnou k uzavření smlouvy nebo ke schválení dokumentů. Zadruhé to zvyšuje efektivitu a produktivitu, protože dokumenty se mohou distribuovat elektronicky a schvalovat rychleji. A konečně to zvyšuje bezpečnost, protože systém zaručuje, že dokumenty jsou pravé a nebyly pozměněny.
Další výhodou elektronického schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů je, že umožňuje pracovat vzdáleně, což je v době, kdy mnoho lidí pracuje z domova, velký benefit. Zaměstnanci mohou rychle a snadno schvalovat dokumenty z domova a není nutné, aby se setkali osobně v kanceláři.
Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů také pomáhá zlepšit ekologickou stopu firmy. Méně papírových dokumentů znamená méně tisku a méně odpadu. Elektronické dokumenty mohou být uchovány v digitální podobě a nemusí být fyzicky uchovávány v archivu, což také snižuje náklady a ulehčuje administraci.
Elektronické schvalování smluv a oběhu firemních dokumentů pomáhá šetřit čas a náklady, zvyšuje efektivitu a produktivitu, zlepšuje bezpečnost a umožňuje pracovat vzdáleně. Navíc také pomáhá snižovat ekologickou stopu firmy.
Díky tomu, že EasyDMS je možné používat v cloudu jen pomocí internetového prohlížeče, nemusíte pro přechod na elektronické schvalování smluv a oběh firemních dokumentů investovat do vlastní infrastruktury a technologií.